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??對于會議活動策劃來說,前期準備的好,中后期的執行也就好做許多。那么,會議活動策劃的前期準備需要做什么呢?
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??1、確定會議目的:在做商務會議策劃時,首先要明確會議的目的,這是整個會議的核心部分。確定好目的之后,可以列出會議的議題,這里可以將議題分為一個主要議題和其他幾個小議題。
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??2、確定會議場地:會議場地一般選擇在酒店或者是企業的會議室,這可以綜合會議的性質、參與人數等來綜合決定??梢粤谐龆鄠€備選地點,逐一進行實地調研,主要需要看場地的地理位置、交通因素、內部設施、相關活動承載經驗、服務能力等,再擇優選擇。
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??3、確定會議流程:會議的流程一般包括嘉賓入場簽到、領導講話、PPT講解等,流程的設計應以高效為原則,需要刪除不必要的環節。以簽到為例,如果是大型會議,嘉賓比較多,若還是采用傳統紙質簽到,不僅效率低,還容易出錯,這里可以試一下大屏互動簽到,嘉賓掃碼即可完成簽到,信息自動錄入后臺,也方便管理,效率能提升不少。
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??4、確定會議邀請的嘉賓:這也需要根據會議的實際情況安排。以新品發布會為例,一般要邀請公司領導、業內知名人士、媒體記者等,確定好邀請的嘉賓之后,要提前發送邀請函,邀請函的選擇可以用紙質,或是電子邀請函,比較流行的有H5形式,或是大屏互動報名系統。
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??5、確定工作人員:這要提前做好具體的工作安排表,列好每個人需要負責的工作。要注意合理的組織安排會場工作人員,對會場人員進行管理培訓。如果是制作大型會議策劃方案,要提前至少30天準備,給活動設計留有足夠的時間。
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??6、確定會議預算:會議的場地租賃、物資購買等都需要不少資金支持,預算不同,會議的安排也是不同的。如果預算多,那能折騰的花樣也就更多了,比如可以找專業的活動策劃公司,這樣不僅可以減少主辦方的壓力,還能照顧到很多小細節。
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??7、準備會議物料:會議現場的大部分物料是需要經過設計的。包括會議的背景版、簽到臺、播放的PPT背景等,物料的設計應兼顧實用、體驗和美觀。
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??8、會議彩排:建議提前一到兩天多彩排幾次,將出現的問題解決掉,這樣在會議活動當天就可以避免了。


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